Gedruckte Speisekarten zu aktualisieren ist mühsam und teuer – und bei Allergenen wird „mühsam“ schnell zu „riskant“. Denn hier geht es nicht nur um Ordnung, sondern um Vertrauen. Ein Gast mit Allergie muss sich darauf verlassen können, dass deine Angaben stimmen – auch dann, wenn in der Küche gerade Hochbetrieb ist, ein Lieferant ausfällt oder die Tagesempfehlung spontan angepasst wird.
Die gute Nachricht: Genau dafür sind digitale Speisekarten perfekt. Du kannst schnell aktualisieren, Infos konsistent halten und dein Team entlasten. Die weniger gute Nachricht: Ohne klaren Prozess wird es irgendwann trotzdem chaotisch. In diesem Guide bekommst du einen Workflow, der in echten Betrieben funktioniert – nicht nur auf dem Papier.
Was muss überhaupt gepflegt werden?
In der EU gibt es eine fest definierte Liste von 14 Allergen-Gruppen, die anzugeben sind, wenn sie als Zutaten verwendet werden. Das ist der Kern, um den sich fast alles dreht – unabhängig davon, ob du die Info als Symbole, Buchstaben oder Klartext darstellst.
In Österreich ist außerdem wichtig zu wissen: Die Allergeninformation kann schriftlich (z. B. in der Speisekarte) oder mündlich auf Nachfrage erfolgen – wenn sie schriftlich gegeben wird, muss sie verfügbar und leicht zugänglich sein. Genau deshalb lohnt sich ein sauberes System, statt „Wissen im Kopf“ einzelner Personen zu parken.
Viele Betriebe ergänzen die 14 Allergene in der Praxis um hilfreiche Hinweise wie „scharf“, „alkoholfrei“ oder „vegan möglich“. Das darfst du gerne tun – aber dein Workflow sollte klar trennen: rechtlich relevante Allergenangaben (müssen konsistent sein) und freiwillige Hinweise (sollen konsistent sein, aber dürfen nicht mit Allergenen verwechselt werden).
Die Grundidee: Eine Quelle der Wahrheit – und das Menü ist nur die Bühne
Der häufigste Fehler entsteht aus einem gut gemeinten Reflex: Jemand kopiert Allergeninfos „schnell“ in die Beschreibung, jemand anders schreibt sie später „nochmal“ in ein Feld, und plötzlich existieren zwei Versionen. Ab jetzt verliert ihr Zeit – und irgendwann auch Sicherheit.
Der bessere Ansatz ist simpel: Das Rezept ist die Quelle. Daraus leitet ihr ab, welche Allergene drin sind. Und diese Allergen-Zuordnung wird dann im System als strukturierte Information gepflegt, nicht als Fließtext-Dekoration. So kann das gleiche Gericht in mehreren Menüs auftauchen, ohne dass du Infos doppelt pflegen musst.
Wenn du dir ein Bild dazu machen willst, denk an eine „Allergen-Matrix“: Gericht links, Allergene oben – und du siehst sofort, was wozu gehört. Solche Matrizen sind ein bewährtes Element in Allergenprogrammen, weil sie Küche und Service schnell handlungsfähig machen.
Rollen im Team: Damit Updates nicht an „irgendwem“ hängen bleiben
Ein Workflow scheitert selten an der Technik – meistens an unklarer Verantwortung. Wenn „alle zuständig“ sind, ist am Ende niemand zuständig. Darum funktioniert ein leichtes Rollenmodell am besten, das zum Gastro-Alltag passt:
Die Küchen-Owner-Person (z. B. Küchenchef:in oder Schichtleitung) ist zuständig für Zutaten-Realität: Was ist wirklich drin, was hat sich geändert, welche Produkte werden ersetzt? Das ist die Person, die die Wahrheit kennt, wenn Lieferungen wechseln.
Die Menü-Owner-Person (oft Betriebsleitung/Office) ist zuständig für die Pflege im System: Einträge anpassen, Varianten korrekt zuordnen, Darstellung checken.
Der Service-Lead ist zuständig für Praxis-Feedback: Welche Fragen kommen ständig? Wo sind Gäste verwirrt? Welche Formulierungen helfen? Das ist Gold wert, weil es eure Karte nicht nur korrekt, sondern auch verständlich macht.
Und dann gibt es noch den unterschätzten Helden: das Vier-Augen-Prinzip. Nicht für jeden Tippfehler – aber immer dann, wenn Zutaten getauscht werden oder neue Gerichte live gehen. Eine zweite Person, die kurz drüberschaut, verhindert die typischen „Ups“-Momente.
Die Trigger-Frage: Wann muss ein Allergen-Check ausgelöst werden?
Du brauchst keine ständige Vollkontrolle. Du brauchst klare Auslöser. In der Praxis sind es immer dieselben Situationen, in denen Allergeninfos „kippen“:
Wenn ein Lieferant oder ein Produkt wechselt (z. B. neue Sauce, neue Panade, neue Marinade), wenn ein Gericht saisonal angepasst wird, wenn eine Beilage ersetzt wird oder wenn Convenience-Komponenten dazukommen, die nicht Teil des ursprünglichen Rezepts waren. Genau hier passieren die Fehler – weil alle gedanklich noch im „alten Gericht“ sind.
Mach es dir deshalb leicht: Definiere im Team den Satz „Wenn sich eine Zutat ändert, ändert sich zuerst die Info – dann das Menü“. Das klingt banal, ist aber der Unterschied zwischen „wir kümmern uns schon“ und „wir haben Kontrolle“.
Der praxistaugliche Ablauf: Änderung einpflegen, freigeben, live stellen
Ein guter Prozess fühlt sich nicht nach Büro an, sondern nach Routine. So, dass er auch an stressigen Tagen funktioniert. Hier ist ein Ablauf, der sich bewährt, weil er kurz bleibt und trotzdem sauber ist:
1) Änderung notieren: Küche meldet die Änderung (Zutat/Produkt/Variante) an die Menü-Owner-Person – idealerweise mit Foto vom Etikett oder kurzer Zutateninfo, damit nichts „aus dem Gedächtnis“ rekonstruiert werden muss.
2) Gericht prüfen: Welche der 14 Allergen-Gruppen sind betroffen? In DACH wird das oft mit Buchstaben-Codes dargestellt (A, B, C …), die auf genau diese 14 Gruppen verweisen.
3) System aktualisieren: Allergenfelder am Gericht anpassen (nicht nur im Menütext), Varianten checken (klein/groß, Milchalternativen, Extras), und wenn das Gericht in mehreren Menüs verwendet wird, wirkt die Änderung automatisch überall.
4) Kurz-Freigabe: Vier-Augen-Check: „Stimmt die Zutat? Stimmt die Kennzeichnung? Passt die Darstellung?“ Dann erst live schalten.
5) Service-Info: Ein Satz im Team-Chat oder am Pass: „Heute neue Mayo – enthält jetzt Senf.“ Das ist klein, aber genau das, was Rückfragen am Tisch sicherer macht.
Die Routine, die auch bei ständig wechselnden Zutaten funktioniert
Du willst einen Rhythmus, der nicht nervt – aber dich vor dem schleichenden Drift schützt. In der Praxis reicht oft eine dreistufige Routine:
Der 2-Minuten-Start in der Schicht: Gibt es heute Ersatzprodukte, neue Tagesgerichte, neue Beilagen? Wenn ja, wird genau dafür der Allergen-Check ausgelöst.
Der Wochen-Check: Einmal pro Woche kurz durch die „geänderten Gerichte“ gehen: Was wurde angepasst, ist alles sauber markiert, sind Texte noch verständlich?
Der Monats-Reset: Einmal im Monat ein schneller Blick auf die wichtigsten 20 Gerichte (Top-Seller) und die kritischsten Kategorien (Saucen, Desserts, Convenience-Komponenten). Du suchst nicht nach Perfektion – du suchst nach Drift.
Das ist keine Bürokratie. Das ist wie Mise en Place: Ein bisschen Vorbereitung spart dir später Stress im Service.
So machst du die Kennzeichnung für Gäste wirklich nutzbar
Viele Betriebe haben korrekte Informationen – und trotzdem sind Gäste unsicher. Warum? Weil die Darstellung nicht „lesbar“ ist. Ein gutes Setup ist: Allergene sind schnell zu finden, klar erklärt und im ganzen Menü gleich aufgebaut.
Wenn du mit Buchstaben-Codes arbeitest, dann gib im Menü eine feste Legende an (und zwar so, dass man sie nicht suchen muss). In Wien und generell in Österreich sind diese Buchstaben-Codes im Alltag sehr verbreitet und werden von vielen Gästen wiedererkannt – aber sie müssen trotzdem eindeutig zuordenbar sein.
Und noch wichtiger: Versteck Allergene nicht in poetischen Beschreibungen. „Knusprig paniert“ ist schön, aber „Gluten, Ei“ muss als Infofeld sauber gepflegt sein. Dann kann dein Menü später auch filtern („glutenfrei“, „ohne Milch“), ohne dass du Textstellen durchsuchen musst.
Mini-UX-Check vor dem Go-live
Bevor du live gehst, teste kurz wie ein Gast: am Handy, schnell, ohne Vorwissen. Diese Punkte sind klein – aber sie entscheiden, ob das Menü Vertrauen ausstrahlt.
| Check | Woran du es erkennst |
|---|---|
| Allergeninfos sind sofort auffindbar | Kein Suchen nach „wo steht das?“ – Info ist pro Gericht klar sichtbar |
| Legende ist verständlich | Codes/Symbole sind erklärt, ohne dass man scrollen muss |
| Konsistenz im ganzen Menü | Gleiche Begriffe, gleiche Reihenfolge, gleiche Darstellung |
| Änderungen sind versioniert | Ihr könnt nachvollziehen: Was wurde wann geändert und warum? |
| Service kann sicher antworten | Team weiß, wo die Info steht (Matrix/System) und muss nicht raten |
Fazit: Ein guter Workflow macht Allergeninfos leichter – nicht schwerer
Allergen- und Unverträglichkeitsinfos sind kein Extra, das man „auch noch“ pflegt. Sie sind Teil von gutem Service. Mit klaren Rollen, definierten Auslösern und einer kurzen Freigaberoutine wird daraus kein Bürokratie-Monster, sondern ein System, das euch im Alltag schützt: weniger Rückfragen, weniger Unsicherheit, mehr Vertrauen.
Und wenn du nur eine Sache heute umsetzt: Leg eine Quelle der Wahrheit fest (Rezept → Allergenfeld), definiere einen Trigger („Zutat ändert sich = Info ändert sich zuerst“) und mache einen Mini-Check pro Schicht. Ab da wächst das System fast von selbst.