Bei Events ist Essen nie nur Essen. Es ist Taktgeber, Stimmungsmacher und manchmal auch Feuerwehrübung: Der Zeitplan rutscht, der DJ wird früher laut, das Brautpaar ist plötzlich auf Fotosafari – und gleichzeitig sollen 120 Gäste „jetzt sofort“ etwas Warmes. Wenn dein Menü dann wie eine lose Sammlung einzelner Gerichte aufgebaut ist, wird’s hektisch. Wenn es dagegen wie ein System gebaut ist, bleibt es überraschend ruhig – selbst wenn sich alles ändert.
In diesem Guide geht es deshalb nicht um „das perfekte Gericht“, sondern um eine Planung, die in der echten Welt funktioniert: Varianten, die du schnell umstellen kannst, Pakete, die sich gut verkaufen lassen, Zeitfenster, die Service und Küche Luft geben – und Allergeninfos, die nicht irgendwo im Ordner verschwinden, sondern dort stehen, wo sie gebraucht werden.
Erst das Gerüst, dann die Gerichte: Was du vor der Karte klärst
Die beste Menüidee bringt wenig, wenn sie nicht zum Ablauf passt. Darum beginnt gute Event-Planung mit drei Fragen: Wie viele Gäste kommen wirklich (und wann ist die finale Zahl da)? Wie wird gegessen (Buffet, Menüfolge, Flying, Stationen, Kombination)? Und wie sieht die Location aus (Wege, Strom, Kühlung, Anrichteflächen, Laufwege für den Service)? Wenn diese Punkte stehen, wird die Menüplanung plötzlich einfach – weil du weißt, wofür du planst.
Ein kleiner Profi-Move: Denk nicht in „Gerichten“, sondern in Momenten. Aperitif-Moment, erster Hunger, Hauptphase, Dessert, Late-Night. Sobald du die Momente planst, kannst du Speisen, Getränke und Timing wie Bausteine setzen.
Varianten-Logik: Ein Baukasten statt einer Einmal-Karte
Events lieben Optionen – Küchen hassen Chaos. Die Lösung heißt Baukasten. Du definierst pro Gang oder Station eine stabile Basis und erlaubst nur wenige, kontrollierte Abzweigungen. Das fühlt sich für Kund:innen nach Auswahl an, bleibt für dein Team aber planbar.
Praktisch funktioniert das so: Du legst pro „Block“ genau eine Basis fest (z. B. Hauptprotein, vegetarische Alternative, Beilage-Set, Sauce-Set). Dazu kommen maximal zwei Upgrades (z. B. „Premium-Zutat“ oder „Live-Station“). So kannst du Angebote schnell an Budget, Saison und Verfügbarkeit anpassen, ohne jedes Mal neu zu erfinden.
Pakete, die sich gut verkaufen lassen (und intern sauber bleiben)
Pakete sind dein Freund, weil sie zwei Dinge gleichzeitig lösen: Kund:innen bekommen Klarheit („Was ist drin?“), du bekommst Kontrolle („Was muss ich liefern?“). Wichtig ist nur, dass Pakete nicht wie starre Schubladen wirken, sondern wie sinnvolle Vorschläge. Der Trick: Pakete nicht nach „billig/teuer“ benennen, sondern nach Anlass und Atmosphäre.
Vorlage 1: Buffet-Paket (schnell erklärt, leicht skalierbar)
Buffet „Classic“ – 2 Hauptkomponenten (z. B. Fleisch/Fisch + vegetarisch), 2 Beilagen, 2 Salate, 1 Dessert. Dazu eine klare Ergänzungslogik: pro +25 Gäste kommt ein zweites Dessert oder ein zusätzlicher Salat dazu. So wirkt das Buffet reichhaltig, ohne dass du dich in 14 Schalen verlierst.
Vorlage 2: Menüfolge-Paket (wenn Timing und Service im Fokus stehen)
Menü „Elegant“ – 3 Gänge (Vorspeise, Hauptgang, Dessert) mit genau zwei Wahlmöglichkeiten beim Hauptgang: „Fleisch oder vegetarisch“ (oder „Fisch oder vegetarisch“). Mehr Auswahl klingt nett, produziert aber am Tisch Nachfragen, Fehlbestellungen und Timing-Verzug. Zwei Optionen sind der Sweet Spot: genug Individualität, wenig Chaos.
Vorlage 3: Flying & Fingerfood (wenn Bewegung Teil des Events ist)
„Social“-Paket – eine Abfolge aus warm/kalt, herzhaft/frisch, plus eine „Sattmacher“-Komponente. Wichtig ist hier nicht die Anzahl der Häppchen, sondern die Dramaturgie: erst leicht, dann herzhaft, dann etwas, das wirklich sättigt. So bleibt die Stimmung locker, ohne dass Gäste später heimlich Pizza bestellen.
Vorlage 4: Getränkepauschale (Zeitfenster macht’s kalkulierbar)
Getränkepauschalen funktionieren am besten, wenn sie zeitlich klar definiert sind: „für 2 Stunden“ oder „Aperitif bis Dinnerstart“ – dann sind sie planbar für beide Seiten. Viele Eventangebote arbeiten genau mit solchen Zeitfenstern und beschreiben Pauschalen als zeitlich begrenzt und „unlimited“ innerhalb des Fensters.
Wenn du Pakete baust, denk in Stufen: alkoholfrei + Kaffee/Tee als Basis, Wein/Bier als Mittelstufe, Spirituosen/Signature-Drinks als Upgrade. Das wirkt elegant, weil es eine klare Story erzählt – und reduziert Diskussionen am Abend („Ist das jetzt drin?“).
Zeitfenster planen: Damit Küche und Service nicht gegeneinander arbeiten
Der häufigste Event-Fehler ist ein Menü, das den Zeitplan ignoriert. Essen braucht Rhythmus. Und Rhythmus brauchst du nicht, um Gäste zu gängeln – sondern um Stress zu vermeiden. Darum lohnt sich eine einfache Planung in Fenstern: Aufbau/Setup, Empfang, Hauptphase, Dessertfenster, Late-Night.
Gerade beim Buffet kommt dazu, dass viele Gäste in einem ähnlichen Moment losgehen. Gute Buffet-Planung denkt deshalb nicht nur an Speisen, sondern an Flow: klare Reihenfolge, genug Platz und – bei größeren Gruppen – lieber zwei bis drei identische Linien als eine „Mega-Schlange“.
Buffet, Stationen, Menüfolge: Was passt zu welchem Event?
Buffet ist stark, wenn Vielfalt gefragt ist und Gäste in ihrem Tempo essen sollen. Menüfolge ist stark, wenn du ein klares Timing und ein „gesetztes“ Erlebnis willst. Stationen sind stark, wenn du Erlebnis und Steuerung kombinieren willst: Gäste bewegen sich, aber du hältst die Portionierung stabil. Oft ist die beste Lösung eine Mischung: Empfang mit Flying, danach eine kompakte Hauptphase (Buffet oder Menü), zum Schluss Dessertstation oder Sweet Table.
Egal welches Format: Plane Cross-Contamination mit. Beim Buffet hilft es enorm, wenn jede Speise ihr eigenes Besteck hat und vegetarische/vegane sowie allergenrelevante Komponenten so platziert sind, dass nicht „alles durch dieselbe Zange“ wandart.
Allergene bei Events: Einmal sauber, dann sichtbar – besonders am Buffet
Bei Catering und Events sind Allergene nicht „ein Zusatz“, sondern Teil der Sicherheits- und Servicequalität. In der EU ist Allergeninformation auch für nicht vorverpackte Lebensmittel verpflichtend, ausdrücklich inklusive Restaurants und Cafés.
Für die Praxis heißt das: Du brauchst eine zentrale Datenquelle (Rezept/Komponentenliste), und du brauchst eine Darstellung, die am Event funktioniert. Beim Buffet ist ein Sammelhinweis „Allergene auf Anfrage“ oft zu grob: Sinnvoller ist Allergeninformation pro einzelner Speise (z. B. am Schild) oder ein klarer, gut sichtbarer Hinweis, wo verlässliche Infos zu bekommen sind – nicht „für das Buffet als Ganzes“, sondern pro Gericht.
Wenn du mit Codes, Icons oder Buchstaben arbeitest, mach es wie bei einem guten Leitsystem: einmal erklären, dann konsequent bleiben. Und plane eine Änderungs-Disziplin ein: Wenn sich eine Zutat ändert (Lieferant, Marinade, Sauce), ändert sich der Datensatz – nicht erst nach dem Event.
Pakete als Vorlagen: So formulierst du Angebote, die sofort verstanden werden
Die beste Paketbeschreibung klingt wie ein kurzer Überblick, nicht wie ein Vertrag. Schreib zuerst das Erlebnis („Mediterran & leicht“, „Rustikal & herzhaft“, „Modern & vegan-freundlich“), dann den Umfang (Gänge/Stationen), dann die Wahlmöglichkeiten (max. zwei pro Block), dann das Zeitfenster (wann wird was serviert), und zum Schluss die Allergenlogik (wie kommuniziert ihr am Buffet oder am Platz).
Wenn du diese Reihenfolge nutzt, verstehen Kund:innen dein Angebot schneller – und du bekommst weniger Rückfragen, weil die wichtigsten Punkte schon beantwortet sind.
Die 8-Fragen-Kurzvorlage für dein Event-Briefing
Damit Planung nicht zur Ping-Pong-Mail wird, kannst du dir für jedes Event ein Mini-Briefing bauen. Kurz, freundlich, aber vollständig – so sparst du dir 80% der Nacharbeit.
- Gästezahl (geschätzt) und Datum der finalen Zahl
- Event-Typ und gewünschte Atmosphäre (locker, gesetztes Dinner, Networking)
- Essensformat (Buffet, Menüfolge, Flying, Stationen, Mischung)
- Zeitplan: Ankunft, Reden/Programmpunkte, gewünschter Start der Hauptphase
- Diät- und Allergenanforderungen (inkl. „kritische“ Fälle) und Kommunikationswunsch
- Getränke: Pauschale oder nach Verbrauch, Zeitfenster, Alkohol ja/nein
- Location-Fakten: Wege, Strom, Kühlung, Aufbauzeit, Zugriff Küche
- Branding/Wording: Wie soll das Menü benannt und präsentiert werden?
Fazit: Gute Event-Menüs sind nicht kompliziert – sie sind klug gebaut
Wenn du Varianten als Baukasten denkst, Pakete als klare Angebote formulierst und Zeitfenster als Rhythmus nutzt, wird Catering planbar. Und genau dann bleibt Raum für das, was Events eigentlich ausmacht: Gastfreundschaft, Stimmung und ein Essen, das nicht nur gut schmeckt, sondern sich auch gut anfühlt – für Gäste und Team.