Gedruckte Speisekarten zu aktualisieren ist mühsam und teuer – und meistens merkt man es erst dann, wenn wieder etwas geändert werden muss: neue Saison, neue Einkaufspreise, neue Allergene, neue Tagesgerichte. Genau hier klingt die digitale Speisekarte wie die perfekte Lösung: einmal online, immer aktuell. Aber dann kommt die nächste Frage (und die ist absolut berechtigt): Was kostet das wirklich?
Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an, welche Art digitaler Speisekarte du willst – und ob du an der falschen Stelle sparst. Denn Lockpreise gibt es in diesem Markt genauso wie „kostenlos, aber…“-Modelle. In diesem Beitrag bekommst du eine klare, nachvollziehbare Kostenübersicht: Setup, laufende Gebühren, QR-Druck, Geräte – plus ein Gefühl dafür, woran du seriöse Anbieter erkennst.
Erstmal wichtig: „Digitale Speisekarte“ ist nicht gleich „digitale Speisekarte“
Viele Kosten-Missverständnisse entstehen, weil zwei völlig unterschiedliche Dinge unter demselben Begriff laufen. Die einfachste Variante ist ein QR-Code, der auf ein PDF oder eine mobile Menüseite verlinkt – ideal, wenn du primär anzeigen willst. Die nächste Stufe ist ein Menü mit Inhaltsverwaltung (Kategorien, Allergene, Bilder, Sprachen, Zeitsteuerung) – ideal, wenn du wirklich pflegen willst. Und dann gibt es Lösungen, die zusätzlich Bestellen und Bezahlen integrieren – das kann Prozesse beschleunigen, bringt aber oft Transaktionsgebühren oder Add-on-Kosten mit.
Damit du nicht Äpfel mit Birnen vergleichst, rechnen wir die Kosten nicht in „ein Preis“, sondern in Bausteinen. So siehst du sofort, wo du bei dir realistisch landest.
Die Kostenbausteine – und was dabei oft unterschätzt wird
1) Setup: Einmaliger Aufwand (oder Einmal-Kosten)
Das Setup ist weniger „Technik“ als „Inhalt“. Wer schon einmal eine Karte sauber überarbeitet hat, weiß: Die Arbeit steckt im Detail. Du brauchst gute Namen, stimmige Beschreibungen, saubere Allergene, Preise, Kategorien, vielleicht Fotos – und im Hotel- oder Tourismus-Kontext oft auch Übersetzungen.
Wenn du alles selbst einpflegst, sind die Setup-Kosten vor allem Zeit. Wenn ein Anbieter das für dich übernimmt, werden daraus Einmal-Kosten. Und hier gilt eine einfache Logik: Je strukturierter dein Menü (Allergene, Varianten, Add-ons, mehrere Menüs), desto höher ist der Setup-Aufwand – dafür sparst du später bei jeder Änderung deutlich mehr Zeit.
2) Laufende Gebühren: Von „nur anzeigen“ bis „voll integrieren“
Bei reinen QR-Menüs zur Anzeige bewegen sich viele Angebote im unteren Preisbereich – teilweise sogar kostenlos, wenn das Geschäftsmodell an anderer Stelle verdient. Sobald du aber Funktionen wie Bestell-Workflows, mehrere Standorte, Rollen/Rechte, erweiterte Analytics oder professionelle Mehrsprachigkeit willst, steigen die monatlichen Gebühren. In Branchenübersichten werden für reine Menüanzeige häufig niedrige Monatsbereiche genannt, während Bestellen/Payments und Multi-Location typischerweise höhere Stufen bilden.
Wichtig: Ein „günstiger“ Preis ist nicht automatisch gut – genauso wenig wie ein hoher Preis automatisch seriös ist. Entscheidend ist, ob du für das bezahlst, was du wirklich brauchst, und ob die Kosten transparent bleiben, wenn du wächst.
3) QR-Code selbst: fast gratis – der Druck ist der echte Posten
Der QR-Code an sich kostet praktisch nichts. Was kostet, ist die Umsetzung im Betrieb: Tischaufsteller, Sticker, Schilder am Eingang, vielleicht Aufkleber auf Speisekarten oder Hotelmappen. Das ist kein Vermögen, aber es ist ein echter Posten – vor allem, wenn du Wert auf hochwertige, langlebige Materialien legst (Acryl, Metall, wetterfest für Outdoor).
Der wichtigste Trick, um nicht ständig neu zu drucken: Nutze dynamic QR Codes oder Systeme, bei denen du das Ziel später ändern kannst. Dann bleibt der Code gleich, auch wenn du das Menü austauschst. Das spart dir die nervigste „Folgekostenfalle“ im Alltag.
4) Geräte & Hardware: Optional – aber je nach Konzept relevant
Für ein klassisches QR-Menü brauchen Gäste keine Geräte von dir – sie nutzen ihr eigenes Smartphone. Hardware-Kosten entstehen eher dann, wenn du zusätzlich Tablets für Service, Kioske oder digitale Menüboards (Screens) einsetzt. Bei digitalen Menüboards hängt der Preis stark von Bildschirmqualität, Größe, Halterung und Player ab; in Praxis-Guides werden hier häufig grobe Hardware-Spannen von einigen hundert bis in den vierstelligen Bereich genannt, je nach Setup.
Dazu kommen bei Menüboards oft Software-Abos pro Screen. In Hardware-Guides werden dafür Monatsbereiche pro Bildschirm als typische Größenordnung genannt.
5) Versteckte Kosten: Hier entstehen die „Warum ist es plötzlich so teuer?“-Momente
Die meisten bösen Überraschungen kommen nicht vom Grundpreis, sondern von Add-ons und Rahmenbedingungen: Extra-Kosten für weitere Sprachen, Limits bei Menüs oder Artikeln, Gebühren für Online-Bestellung, Gebühren für Zahlung (z. B. Processing), Aufpreise für eigene Domain, Premium-Support, oder lange Vertragsbindungen mit Kündigungsfristen. Gerade bei Systemen, die über Zahlungen monetarisieren, ist „kostenlos“ oft so gemeint: Der QR-Code ist gratis, bezahlt wird über Transaktionsgebühren oder höherwertige Pläne.
Eine realistische Kostenübersicht (als Orientierung, nicht als Lockversprechen)
Damit du ein Gefühl bekommst, hier eine grobe Einordnung als „Kostenlandkarte“. Nimm das als Kompass: Du erkennst schnell, welche Kategorie zu deinem Betrieb passt – und welche Fragen du Anbietern stellen solltest.
| Kostenblock | Wofür du zahlst | Typisch, wenn… |
|---|---|---|
| Setup | Einpflegen, Struktur, Bilder, ggf. Übersetzungen | du viele Gerichte/Varianten hast oder mehrere Menüs (Mittag/Abend/Bar/Roomservice) |
| Laufende Gebühren | Hosting, Editor, Updates, Funktionen, Support | du regelmäßig änderst, mehrere Sprachen brauchst oder mehrere Standorte verwaltest |
| QR-Druck | Tischaufsteller, Sticker, Outdoor-Schilder | du viele Tische hast oder langlebige Materialien willst |
| Hardware (optional) | Tablets/Kiosk/Screens/Player/Mounting | du zusätzlich digitale Menüboards oder Self-Order-Konzepte planst |
| Add-ons / Fees | Ordering, Payments, Analytics, Integrationen | du den Prozess end-to-end digitalisieren willst |
Woran du seriöse Anbieter erkennst (und Lockpreise enttarnst)
Seriosität erkennst du selten am Design der Website – sondern an den Antworten auf ein paar unangenehme, aber wichtige Fragen. Ein seriöser Anbieter kann dir klar sagen, was inklusive ist, was extra kostet, und was passiert, wenn du kündigst.
Transparenz: Preisstruktur ohne Nebelkerzen
Wenn ein Anbieter nur „ab X€“ schreibt, aber keine saubere Funktionsmatrix zeigt, ist das ein Warnsignal. Gute Anbieter trennen klar zwischen Basis (Menü anzeigen und pflegen) und optionalen Modulen (Bestellung, Zahlung, Analytics, Integrationen). Noch besser: Du siehst Limits (Anzahl Menüs/Artikel/Sprachen) offen – nicht erst nach dem Onboarding.
Dynamic statt „neu drucken“: QR-Code muss updatefähig sein
Ein QR-Menü, das bei jeder Menüänderung einen neuen Code braucht, ist im Alltag die teuerste Form von „billig“. Dynamic QR Codes bzw. Systeme mit updatefähigem Ziel sind genau deshalb für Restaurants so relevant: Du druckst einmal, pflegst später nur noch digital.
Daten & Export: Du solltest deine Inhalte mitnehmen können
Frag ganz direkt: Kannst du deine Menüdaten exportieren (z. B. CSV/JSON), Bilder herunterladen und Inhalte übertragen? Wenn die Antwort schwammig ist, droht Vendor-Lock-in. Eine digitale Speisekarte ist ein Betriebsmittel – nicht etwas, das du „verlierst“, nur weil du den Anbieter wechselst.
Datenschutz & Tracking: Nur so viel messen, wie du wirklich brauchst
Viele Menüsysteme tracken Scans oder nutzen Analytics – was grundsätzlich okay sein kann. Aber dann gelten in der EU klare Regeln: Tracking- bzw. Analyse-Cookies benötigen in vielen Fällen vorherige Einwilligung, und du musst transparent informieren.
Noch wichtiger: Sobald ein System personenbezogene Daten verarbeitet (z. B. bei Bestellungen, E-Mail, Loyalty), greift die DSGVO – unabhängig davon, ob es „nur ein Menü“ ist.
Verträge, Kündigung, Support: Der Alltag entscheidet, nicht die Demo
Lockpreise erkennt man oft daran, dass sie später über „Kleingedrucktes“ zurückholen: lange Mindestlaufzeiten, Setup-Gebühren erst im Angebot, Zusatzkosten pro Standort, oder Support nur gegen Aufpreis. Seriöse Anbieter machen Kündigungsfristen klar, bieten realistische Supportkanäle und erklären, was passiert, wenn du morgen dein Menü ändern musst – am besten ohne, dass du ein Ticket schreiben musst.
Der pragmatische Schluss: Was du am Ende wirklich bezahlen solltest
Eine digitale Speisekarte muss nicht teuer sein. „Teuer“ wird sie meist dann, wenn du unbewusst Funktionen einkaufst, die du nicht brauchst – oder wenn ein vermeintlich günstiges Modell dich später mit Add-ons, Grenzen und Neudruck-Logik einholt. Wenn du aber klar weißt, ob du nur anzeigen oder aktiv pflegen willst, ob du Mehrsprachigkeit brauchst, ob Bestellen/Bezahlen dazugehört und ob du irgendwann skalierst, dann kannst du sehr zielgenau auswählen.
Und wenn du nur einen Satz mitnimmst: Der beste Preis ist der, der in sechs Monaten noch genauso stimmt wie heute. Genau daran erkennst du, ob du ein Werkzeug kaufst – oder eine Kostenüberraschung.