Es gibt diese kleinen Momente im Gastro-Alltag, die sich irgendwie „normal“ anfühlen – und trotzdem jeden Monat Geld kosten. Der Preis vom Tagesgericht stimmt nicht mehr, ein Lieferant hat die Konditionen geändert, die Saisonkarte will aktualisiert werden. Also wird geschoben, korrigiert, neu gedruckt, laminiert, verteilt. Und irgendwo zwischen Servicebeginn und Feierabend merkt man: Nicht die große Investition tut weh, sondern die vielen kleinen Wiederholungen.
Genau deshalb lohnt sich ein ROI-Rechner. Nicht als trockenes Excel-Monster, sondern als ehrlicher Blick darauf, was dich deine Speisekarte wirklich kostet – und ab wann ein QR-Code Menü oder eine digitale Speisekarte wirtschaftlich sinnvoll wird.
Warum der ROI bei Speisekarten so oft unterschätzt wird
Bei einer digitalen Speisekarte denken viele zuerst an „modern“ oder „praktisch“. Das stimmt auch. Aber der wirtschaftliche Hebel steckt häufig an einer anderen Stelle: Änderungen werden schneller, häufiger und fehlerärmer umgesetzt. Und sobald Preise, Zutaten oder Verfügbarkeiten öfter als ein paar Mal pro Jahr angepasst werden, entstehen bei gedruckten Karten Kosten, die im Tagesgeschäft kaum jemand sauber sammelt.
Der Trick ist simpel: Du rechnest nicht nur die Druckerei. Du rechnest auch Zeit, Umwege und die typischen „Nebenbei-Aufgaben“ mit – also genau die Dinge, die man selten in die Buchhaltung schreibt, die aber am Ende trotzdem bezahlt werden.
Der ROI in einem Satz (und warum „Break-even“ das Wichtigste ist)
Für eine erste, praxisnahe Entscheidung reicht oft eine Kennzahl: Ab wann hat sich die digitale Speisekarte selbst bezahlt? Das ist dein Break-even-Zeitpunkt.
Break-even (in Monaten) = Einmalkosten / (monatliche Ersparnis + monatlicher Zusatzertrag − monatliche Digital-Kosten)
Wenn du keine Einmalkosten hast (oder sie sehr gering sind), kann der Break-even sogar im ersten Monat liegen. Wenn du selten etwas änderst, dauert es länger – aber auch das ist völlig okay. Hauptsache, du triffst eine Entscheidung mit Zahlen statt Bauchgefühl.
Schritt 1: Was kostet dich die gedruckte Speisekarte wirklich?
Beginnen wir mit dem „Ist-Zustand“. Nimm dir für diesen Teil wirklich zwei Minuten Ehrlichkeit – denn hier versteckt sich meistens der größte Effekt.
Druck & Material (das Offensichtliche)
Hier gehört alles rein, was du physisch in der Hand hast: Druck (Einleger oder komplette Karten), Laminierung, Papierqualität, Austausch von Hüllen, Mappen oder Klemmsystemen, ggf. Versand oder Express-Aufträge, wenn es schnell gehen muss. Wenn du nur Einleger druckst, ist das super – aber auch Einleger sind eben nicht gratis, sobald sie regelmäßig neu kommen.
Änderungsfrequenz (der Multiplikator)
Eine gedruckte Karte, die zweimal im Jahr neu kommt, verhält sich finanziell komplett anders als eine Karte, die jeden Monat saisonal nachzieht oder wöchentlich Specials wechselt. Rechne deshalb nicht „pro Druck“, sondern immer mit: Wie oft pro Jahr aktualisierst du realistisch? Und wenn du gerade denkst „eigentlich öfter, aber ich schiebe es“ – dann ist genau das ein Hinweis darauf, dass eine digitale Lösung nicht nur Kosten spart, sondern auch Qualität erhöht.
Personalzeit (der stille Kostenblock)
Jetzt kommt der Teil, der viele überrascht: Jede Änderung hat Zeitkosten. Jemand sammelt neue Preise, jemand pflegt sie in ein Layout ein, jemand kontrolliert Allergene oder Zusatzinfos, jemand druckt, schneidet, laminiert, tauscht im Betrieb aus, entsorgt Altbestände, und am Ende erklärt jemand dem Team, was neu ist. Das passiert oft zwischen Tür und Angel – aber genau deshalb wird es selten als echter Kostenpunkt wahrgenommen.
Für deinen Rechner genügt eine grobe Annahme: Stundenaufwand pro Update × interner Stundensatz (inkl. Lohnnebenkosten und „Overhead“). Du musst hier nicht perfekt sein. Du musst nur realistisch sein.
Schritt 2: Was kostet die digitale Speisekarte pro Monat?
Hier ist die Rechnung meist angenehm klar: Du hast in der Regel eine monatliche Gebühr für das Tool (je nach Funktionsumfang und Plan), eventuell ein einmaliges Setup (wenn du Bilder aufbereitest oder Texte strukturierst) und ein bisschen Zeit, um die Inhalte sauber anzulegen.
Wichtig: Rechne die digitale Lösung so, wie du sie wirklich nutzen willst. Wenn du nur eine Karte digital abbildest, ist das eine andere Nutzung als ein kompletter Content-Hub mit wechselnden Tagesempfehlungen, Übersetzungen, Allergenen, Kategorien, Bildern und zeitgesteuerten Menüs.
Schritt 3: Zusatzertrag – wie eine digitale Karte Umsatz „mitnimmt“
Bei ROI geht es nicht nur um Sparen. Der spannendere Teil ist oft der zusätzliche Deckungsbeitrag, der entsteht, weil du schneller reagieren kannst und weil Gäste leichter finden, was sie bestellen wollen. Eine digitale Speisekarte kann zum Beispiel spontane Highlights sichtbar machen, ausverkaufte Gerichte sofort entfernen, Zusatzoptionen klarer erklären oder Fotos dort zeigen, wo sie wirklich verkaufen helfen – ohne dass du dafür jedes Mal neu drucken musst.
Auch wenn du keinen „magischen Umsatzsprung“ erwartest, reicht manchmal schon eine kleine, konstante Verbesserung: ein zusätzlicher Dessertverkauf am Tag, ein Getränk mehr pro Tisch, weniger Rückfragen im Service oder weniger Fehlbestellungen durch unklare Informationen. In einem ROI-Rechner darf dieser Effekt ruhig vorsichtig angesetzt werden. Lieber konservativ rechnen und positiv überrascht werden.
Beispielrechnungen (mit bewusst einfachen Annahmen)
Damit du ein Gefühl bekommst, folgen drei Beispielrechnungen. Wichtig: Das sind Beispielwerte, keine Branchenstandards. Du ersetzt sie später durch deine Zahlen. Der Nutzen liegt darin, dass du sie sofort auf deinen Betrieb „umklappen“ kannst.
Beispiel 1: Restaurant mit regelmäßigen Updates
Angenommen, du hast 80 Karten im Umlauf und aktualisierst monatlich (z. B. wegen Saison, Einkaufspreisen, Verfügbarkeit). Pro Update fallen 2,00 € Druck/Einleger pro Karte an. Zusätzlich kalkulierst du 2 Stunden internen Aufwand pro Update (Koordination, Austausch, Team-Info) zu 25 € pro Stunde sowie 1,5 Stunden Layout/Content-Pflege zu 35 € pro Stunde.
Dann sieht das so aus: Druckkosten pro Update 160 €, Personalzeit 50 €, Content-Zeit 52,50 €. Zusammen 262,50 € pro Monat. Wenn die digitale Lösung 15 € pro Monat kostet und du zusätzlich vorsichtig 150 € monatlichen Zusatzertrag ansetzt (z. B. über bessere Sichtbarkeit von Empfehlungen), dann liegt dein monatlicher Nettoeffekt bei (262,50 + 150 − 15) = 397,50 €. Der Break-even passiert in diesem Szenario extrem schnell.
Beispiel 2: Café mit saisonaler Anpassung
Du hast 20 Karten und passt sechsmal pro Jahr an (z. B. saisonale Getränke, Kuchen, kleine Preisupdates). Pro Update kosten dich Einleger 1,00 € pro Karte. Du rechnest 1 Stunde internen Aufwand je Update zu 22 € und 0,5 Stunden Content-Zeit zu 30 €.
Aufs Jahr gerechnet entstehen 120 € Druck + 132 € interne Zeit + 90 € Content-Zeit = 342 € jährlich, also 28,50 € pro Monat. Wenn die digitale Lösung 9 € pro Monat kostet und du nur 25 € Zusatzertrag pro Monat annimmst (z. B. mehr Upgrades wie „mit Sahne“, „extra Shot“, „Kuchen des Tages“), dann ergibt sich (28,50 + 25 − 9) = 44,50 € monatlicher Effekt. Auch hier ist der Break-even meist schnell erreicht – selbst bei vorsichtiger Schätzung.
Beispiel 3: Food Truck mit häufig wechselnden Angeboten
Beim Food Truck ist die Drucklogik oft anders: Tagesangebote, Verfügbarkeit und Zutaten schwanken stärker. Nehmen wir an, du druckst/aktualisierst im Schnitt zweimal pro Monat (z. B. Tafeln, Aushänge, Flyer-Teile) und landest bei 25 € Material/Druck pro Update. Dazu kommen je 0,5 Stunden Koordination/Umsetzung zu 25 € und 0,5 Stunden Content-Zeit zu 30 €.
Pro Update sind das 25 € + 12,50 € + 15 € = 52,50 €. Bei 24 Updates im Jahr sind das 1.260 € jährlich bzw. 105 € monatlich. Wenn die digitale Lösung 9 € kostet und du 60 € Zusatzertrag pro Monat annimmst (z. B. durch klare Add-ons, bessere Orientierung, weniger Wartezeit), dann liegt der monatliche Effekt bei (105 + 60 − 9) = 156 €.
Kurzer Überblick der drei Beispiele
| Betrieb | Monatliche „Print & Aufwand“-Kosten (Beispiel) | Monatliche Digital-Kosten (Beispiel) | Zusatzertrag (vorsichtig, Beispiel) | Netto-Effekt pro Monat (Beispiel) |
|---|---|---|---|---|
| Restaurant | 262,50 € | 15 € | 150 € | 397,50 € |
| Café | 28,50 € | 9 € | 25 € | 44,50 € |
| Food Truck | 105 € | 9 € | 60 € | 156 € |
Was, wenn du kaum etwas änderst? (Auch dann kann es sich lohnen)
Vielleicht denkst du jetzt: „Okay, aber ich ändere meine Karte nur selten.“ Fair. Dann ist der ROI stärker abhängig vom Zusatzertrag und von den „weichen“ Effekten: weniger Rückfragen, weniger Fehler, bessere Darstellung von Allergenen, schnelleres Reagieren auf Ausverkäufe oder die Möglichkeit, neben der Standardkarte auch eine Tageskarte sauber auszuspielen. Genau in solchen Fällen lohnt es sich, im Rechner den Zusatzertrag extrem konservativ anzusetzen – und zu schauen, ob du trotzdem innerhalb eines sinnvollen Zeitraums (z. B. 6–12 Monate) im Plus bist.
Dein Mini-ROI-Rechner zum Nachmachen
Wenn du das Ganze in fünf Minuten für deinen Betrieb rechnen willst, nimm diese Logik und setze deine Zahlen ein. Stell dir dabei vor, du würdest einem guten Freund erklären, was eine Menüänderung bei euch „wirklich“ auslöst.
1) Druck pro Update: Anzahl Karten × Druck/Einleger pro Karte
2) Zeit pro Update: Stunden intern × Stundensatz + Stunden Content × Stundensatz
3) Jahreskosten Print: (Druck + Zeit) × Updates pro Jahr
4) Monatskosten Print: Jahreskosten / 12
5) Monats-ROI: Monatskosten Print + Zusatzertrag − Digital-Kosten
Wenn du zusätzlich Einmalkosten hast (z. B. initiale Content-Aufbereitung), teilst du sie durch deinen Monats-ROI – und bekommst deinen Break-even in Monaten.
Fazit: Der beste ROI ist der, den du wirklich nutzt
Eine digitale Speisekarte ist kein Selbstzweck. Sie lohnt sich besonders dann, wenn du sie als lebendiges Werkzeug behandelst: schnell aktualisieren, Specials sichtbar machen, Inhalte sauber pflegen und Gäste elegant zur Entscheidung führen. Der ROI-Rechner hilft dir dabei, nicht im „Vielleicht“ hängen zu bleiben. Denn am Ende zählt nicht, ob digitale Speisekarten modern sind – sondern ob sie dir Arbeit abnehmen, Geld sparen oder Umsatz mitnehmen.
Wenn du möchtest, rechne deine Werte einmal grob durch – und setze dir danach ein simples Ziel: Welche eine Änderung würdest du ab morgen häufiger machen, wenn Drucken keine Rolle mehr spielt? Genau dort beginnt der ROI meistens schon.